Che cosa significa lavorare come segretaria/o di farmacia?
Che cosa significa lavorare come segretaria/o di farmacia?
La segretaria/o di farmacia è una figura professionale che opera nel settore farmaceutico.
Si tratta di un ruolo che si sta diffondendo a macchia d’olio all’interno delle farmacie, che necessitano sempre più di una figura ad hoc che si occupi dell’intera gestione organizzativa.
Ma che cosa fa, nel concreto, una segretaria/o di farmacia? Quali sono i requisiti per questo ruolo?
Indice
Che cosa fa una segretaria/o di farmacia?
La segretaria coordina tutti i comparti della farmacia: dalla gestione degli ordini e delle prenotazioni fino al controllo della turnistica e delle promozioni commerciali.
Ma quali sono nel dettaglio, tutte le mansioni svolte nel quotidiano da una segretaria di farmacia?
Emissione degli ordini quotidiani e sporadici
La segretaria di farmacia gestisce tutto il processo di preparazione ed emissione degli ordini effettuati da ditte, grossisti e pazienti.
In questo senso, conoscere il funzionamento del gestionale della farmacia è fondamentale per avere un flusso organizzativo efficiente e funzionante.
Compiti amministrativi e prenotazione esami
Il comparto amministrativo della farmacia deve essere gestito con costanza e controllato con regolarità per evitare errori e assicurare ai clienti un servizio di alta qualità.
In questo contesto, la segretaria si occupa di elaborare ed emettere fatture e DDT a privati e pubbliche amministrazioni, con annessi ed eventuali resi.
Dal punto di vista organizzativo, inoltre, la segretaria gestisce la prenotazione delle prestazioni eseguite in farmacia e degli esami del CUP oltre a controllare e aggiornare la bacheca dei turni.
Lotti, scadenze e gestione del magazzino
La gestione delle scadenze è essenziale in tutte le farmacie: la qualità e la sicurezza dei prodotti venduti hanno ovviamente priorità assoluta.
La segretaria di farmacia dovrà occuparsi di verificare le scadenze di tutti i prodotti farmaceutici, sostituendo tutti gli obsoleti e gestendo il magazzino con inventari annuali o periodici.
Esposizione area vendita e prezzi
Avere degli ambienti ben organizzati, puliti e in grado di seguire una precisa linea di marketing e design è essenziale per comunicare preparazione, professionalità e, di conseguenza, fiducia.
La segretaria avrà quindi il compito di gestire l’esposizione della merce nell’area vendita e nella vetrina, al fine di veicolare nel modo migliore possibile la qualità della farmacia.
Altrettanta attenzione sarà riservata all’aggiornamento dei prezzi, di eventuali scontistiche e promozioni in corso.
Comunicazione con i clienti
Avere dei canali attraverso cui comunicare con i propri clienti in modo veloce ed efficace è estremamente importante per tutte le farmacie.
Riuscire ad avere dei feedback rapidi e sapere di poter contare sul proprio farmacista di fiducia può davvero fare la differenza, non credi?
Non dimentichiamoci infatti che, specialmente nel settore farmaceutico, la fiducia è un elemento imprescindibile.
La segretaria di farmacia dovrà occuparsi di gestire la comunicazione con i clienti via telefono, via email, whatsapp ed eventualmente via social.
Ora, devi sapere che solitamente tutte queste mansioni sono svolte dai farmacisti.
Come puoi immaginare, si tratta di mansioni che richiedono molto tempo per essere portate a termine.
Proprio per questo motivo, la segretaria sta diventando una figura sempre più richiesta all’interno delle farmacie.
Quali sono le competenze richieste per lavorare come segretaria/o di farmacia?
La segretaria di farmacia svolge un’ampia gamma di mansioni di diversa natura e tipologia.
Per svolgere questa professione sono necessarie diverse competenze: iniziamo dalle soft skill.
Chiunque voglia intraprendere una carriera da segretario/a di farmacia dovrebbe avere delle forti capacità organizzative, con una spiccata propensione per l’ordine e la puntualità.
Come abbiamo visto, infatti, l’organizzazione è l’elemento fondamentale per il corretto funzionamento della farmacia.
Andando più sul tecnico, invece, una segretaria di farmacia dovrebbe essere in grado di utilizzare il computer, sapendosi muovere con facilità in programmi come Word ed Excel.
Ci teniamo a sottolineare che per intraprendere una carriera di segretaria di farmacia non serve essere un farmacista o avere titoli di studio in campo farmaceutico.
In questo contesto, la farmacia va intesa in ottica di vera e propria impresa e non solo come ente di consulto e vendita di prodotti.
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