Come diventare segretaria professionale: competenze e mansioni

Come diventare segretaria professionale: competenze e mansioni

come diventare segretaria

La figura professionale della segretaria è una delle più richieste nel mondo del lavoro. Questa è un’attività molto stimolante che richiede capacità di relazione, di organizzazione e una preparazione specifica.

Ma come si fa a diventare segretaria? Quali sono le mansioni e le capacità richieste?

Lo scopriremo in questo articolo!

Indice

Fare la segretaria: quali sono le mansioni?

La segretaria professionale svolge mansioni di front office e back office.

Con la terminologia di back office si intendono attività che riguardano l’ufficio in generale, come per esempio:

  • gestione della comunicazione interna ed esterna (digitale e cartacea);
  • attività amministrativa;
  • archiviazione di documenti;
  • catalogazione di bolle e fatture;
  • organizzazione di riunioni;
  • gestione delle attività del personale (come per esempio trasferte).

Con front office, come si può intuire, ci si riferisce alle attività rivolte all’esterno e a diretto contatto con la clientela. Alcune delle attività previste sono:

  • accoglienza dei clienti;
  • gestione delle telefonate;
  • gestione dei flussi di informazione interni ed esterni.

Una segretaria professionale può trovare impiego nello studio di un medico, in un ambito privato come un avvocato o un libero professionista, oppure esercitare il suo compito come segretaria amministrativa in un’azienda o in una piccola, media o grande impresa.

segretaria d'azienda

Dove può lavorare una segretaria amministrativa?

La qualifica di segretaria amministrativa consente di svolgere la mansione presso diverse attività quali:

1. Aziende: in questo ambito la segretaria si occupa dell’amministrazione e della contabilità, cataloga le fatture, prepara le documentazioni per le cosiddette relazioni annuali di bilancio, oppure effettua lavoro di archiviazione di pratiche per l’appunto amministrative;

2. Studi professionali quali studio dentistico, legale, medico o notarile. Fra le sue mansioni principali, la segretaria organizza e pianifica gli appuntamenti con i clienti, si occupa dell’accoglienza, gestisce l’amministrazione o in taluni casi anche la contabilità.

La segretaria inoltre può ricoprire anche un ruolo commerciale. In tal caso si occupa del settore commerciale dell’azienda, gestendo l’invio e il ritiro degli ordini, il rapporto e la collaborazione con i fornitori, organizzando le relazioni fra i clienti.

La segretaria di direzione è uno dei ruoli più qualificati e di responsabilità all’interno di un’azienda.

La segretaria di direzione infatti lavora a stretto contatto con chi sta ai vertici, cioè con l’imprenditore o con il dirigente dell’azienda.
Una figura professionale di questo tipo deve aver conoscenze informatiche e linguistiche, capacità organizzative e una spiccata predisposizione per i rapporti interpersonali.

Quali sono i requisiti per intraprendere le attività di una segretaria?

Per intraprendere il lavoro di segretaria amministrativa d’azienda o di studio medico è necessario disporre di un diploma, ma quello che fa la differenza è la formazione specifica che si può acquisire frequentando un corso professionale che consenta di applicare le conoscenze acquisite nel corso di uno stage in azienda.

Le competenze che vengono richieste e che possono costituire elemento preferenziale sono:

  • conoscenze linguistiche, soprattutto per chi desidera lavorare in un’azienda che abbia delle relazioni commerciali con l’estero. Ovviamente, la preparazione linguistica verterà nel campo commerciale e amministrativo;
  • rudimenti di diritto ed economia, a seconda dello studio per cui si lavora. Ogni settore richiede una specializzazione in base al settore (agrario, industriale, del terziario e del turismo, del campo della ristorazione e dell’accoglienza, eccetera);
  • buone conoscenze informatiche: la segretaria dovrà conoscere l’uso dei più comuni software ed essere anche aggiornata su quelli più innovativi, saper usare il pacchetto office, excel, word, in base alle sue specifiche mansioni e alla realtà in cui ha trovato impiego;
  • abilità nella contabilità e nella gestione amministrativa, soprattutto se lavora in campo aziendale;
  • ottime capacità con relazionali: la segretaria deve sapersi confrontare con il pubblico e saper interagire con la clientela, gestendo stress, inconvenienti e contrattempi con polso. L’esperienza in questi casi fa la differenza e insegna a gestire al meglio i momenti di disordine e nervosismo.

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