Come diventare segretaria professionale: competenze e mansioni
Come diventare segretaria professionale: competenze e mansioni
La figura professionale della segretaria è una delle più richieste nel mondo del lavoro. Questa è un’attività molto stimolante che richiede capacità di relazione, di organizzazione e una preparazione specifica.
Ma come si fa a diventare segretaria? Quali sono le mansioni e le capacità richieste?
Lo scopriremo in questo articolo!
Indice
Fare la segretaria: quali sono le mansioni?
La segretaria professionale svolge mansioni di front office e back office.
Con la terminologia di back office si intendono attività che riguardano l’ufficio in generale, come per esempio:
- gestione della comunicazione interna ed esterna (digitale e cartacea);
- attività amministrativa;
- archiviazione di documenti;
- catalogazione di bolle e fatture;
- organizzazione di riunioni;
- gestione delle attività del personale (come per esempio trasferte).
Con front office, come si può intuire, ci si riferisce alle attività rivolte all’esterno e a diretto contatto con la clientela. Alcune delle attività previste sono:
- accoglienza dei clienti;
- gestione delle telefonate;
- gestione dei flussi di informazione interni ed esterni.
Una segretaria professionale può trovare impiego nello studio di un medico, in una farmacia, in un ambito privato come un avvocato o un libero professionista, oppure esercitare il suo compito come segretaria amministrativa in un’azienda o in una piccola, media o grande impresa.
Dove può lavorare una segretaria amministrativa?
La qualifica di segretaria amministrativa consente di svolgere la mansione presso diverse attività quali:
1. Aziende: in questo ambito la segretaria si occupa dell’amministrazione e della contabilità, cataloga le fatture, prepara le documentazioni per le cosiddette relazioni annuali di bilancio, oppure effettua lavoro di archiviazione di pratiche per l’appunto amministrative;
2. Studi professionali quali studio dentistico, legale, medico o notarile. Fra le sue mansioni principali, la segretaria organizza e pianifica gli appuntamenti con i clienti, si occupa dell’accoglienza, gestisce l’amministrazione o in taluni casi anche la contabilità.
La segretaria inoltre può ricoprire anche un ruolo commerciale. In tal caso si occupa del settore commerciale dell’azienda, gestendo l’invio e il ritiro degli ordini, il rapporto e la collaborazione con i fornitori, organizzando le relazioni fra i clienti.
La segretaria di direzione è uno dei ruoli più qualificati e di responsabilità all’interno di un’azienda.
La segretaria di direzione infatti lavora a stretto contatto con chi sta ai vertici, cioè con l’imprenditore o con il dirigente dell’azienda.
Una figura professionale di questo tipo deve aver conoscenze informatiche e linguistiche, capacità organizzative e una spiccata predisposizione per i rapporti interpersonali.
Quali sono i requisiti per intraprendere le attività di una segretaria?
Per intraprendere il lavoro di segretaria amministrativa d’azienda o di studio medico è necessario disporre di un diploma, ma quello che fa la differenza è la formazione specifica che si può acquisire frequentando un corso professionale che consenta di applicare le conoscenze acquisite nel corso di uno stage in azienda.
Le competenze che vengono richieste e che possono costituire elemento preferenziale sono:
- conoscenze linguistiche, soprattutto per chi desidera lavorare in un’azienda che abbia delle relazioni commerciali con l’estero. Ovviamente, la preparazione linguistica verterà nel campo commerciale e amministrativo;
- rudimenti di diritto ed economia, a seconda dello studio per cui si lavora. Ogni settore richiede una specializzazione in base al settore (agrario, industriale, del terziario e del turismo, del campo della ristorazione e dell’accoglienza, eccetera);
- buone conoscenze informatiche: la segretaria dovrà conoscere l’uso dei più comuni software ed essere anche aggiornata su quelli più innovativi, saper usare il pacchetto office, excel, word, in base alle sue specifiche mansioni e alla realtà in cui ha trovato impiego;
- abilità nella contabilità e nella gestione amministrativa, soprattutto se lavora in campo aziendale;
- ottime capacità con relazionali: la segretaria deve sapersi confrontare con il pubblico e saper interagire con la clientela, gestendo stress, inconvenienti e contrattempi con polso. L’esperienza in questi casi fa la differenza e insegna a gestire al meglio i momenti di disordine e nervosismo.
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